PENGELOLAAN ARSIP PADA ORGANISASI PERANGKAT DAERAH(OPD) DENGAN SOTK BARU DI DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KOTA SALATIGA - SUARAKPK

BERITA HARI INI

Home Top Ad


03 November 2017

PENGELOLAAN ARSIP PADA ORGANISASI PERANGKAT DAERAH(OPD) DENGAN SOTK BARU DI DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KOTA SALATIGA



Organisasi Perangkat Daerah baru terbentuk karena adanya Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999 yang telah diamandemen dengan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah dan PP Nomor 18 Tahun 2016 telah melahirkan paradigma baru dalam pelaksanaan otonomi daerah, yang meletakkan otonomi penuh, luas, dan bertanggung jawab, efektif serta efisien pada daerah. Efektif dan efisiensi kerja merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya dan merupakan cara yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya, dan terpendek jaraknya. Oleh karena itu salah satu hal yang harus diperhatikan dalam menciptakan efektif dan efisiensi kerja yaitu menciptakan sistem pengelolaan kearsipan yang baik dalam organisasi, mengingat pentingnya keberadaan arsip tersebut sehingga arsip dapat terpelihara dan mudah ditemukan kembali bila diperlukan. Sistem kearsipan harus disesuaikan dengan peranan dan fungsi pokok serta komponen kerja yaitu manusia, peralatan, dan sistem kerja. Arsip diciptakan dan diterima oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan organisasi yang berintegrasi pada segi akurasi, efesiensi dan efektivitas.
  Pengelolaan dokumen atau arsip merupakan langkah awal dalam membangun sistem informasi untuk mendukung manajemen lembaga baik swasta maupun pemerintah untuk meningkatkan efesiensi kerja. Di lingkungan pemerintahan, arsip merupakan dokumen penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan yang memiliki arti sangat penting dalam pertanggungjawaban tentang perencanaan dan pelaksanaan pemerintahan serta pembangunan selanjutnya. Arsip mempunyai peranan yang vital karena arsip sebagai pusat ingatan, sumber informasi dalam rangka melaksanakan kegiatan administrasi yang menyangkut perencanaan, penganalisaan, pengambilan keputusan, pengendalian dan pertanggungjawaban dalam menunjang kemajuan di bidang administrasi dan manajemen perkantoran. Dalam Undang-undang no.43 tahun 2009 tentang kearsipan pasal 1 disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Kompleksitas permasalahan yang dihadapi oleh sebuah lembaga atau OPD menuntut pemberdayaan seluruh sumber daya yang dimiliki organisasi demi terselesaikannya permasalahan dengan cepat dan tepat. Tidak terkecuali pengelolaan arsip yang merekam segala informasi mengenai aktivitas organisasi. Secara umum, arsip merupakan sumber informasi yang otentik, untuk membantu mengingatkan peristiwa yang pernah terjadi.
    Dengan dilaksanakannya pengelolaan kearsipan yang baik berarti dapat mengatur, menyusun, serta mengumpulkan arsip yang terprogram dan dapat memusnahkannya dengan cara yang paling tepat. Penataan dan penyimpanan arsip merupakan salah satu aspek yang harus diterapkan dalam pencapaian tujuan kantor guna menunjang peningkatan efektifitas dan efisiensi kerja suatu dinas. Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini menyebabkan perubahan di segala aspek kehidupan. Saat ini banyak instansi yang menggunakan media elektronik atau teknologi informasi dalam pengelolaan dokumen yang dimilikinya. Penggunaan media elektronik( IT) diharapkan dapat membantu pihak pengelola arsip untuk dapat mengelola arsipnya secara efektif dan efisien. Dengan menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip akan diperoleh manfaat kecepatan, kemudahan dan hemat. Sesuai dengan perintah UU dan PP pembentukan OPD yang intinya meningkatkan kualitas pelayan publik. Dan pada masa sekarang banyak organisasi/instansi yang menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip, mulai dari yang sederhana sampai yang canggih. Banyak  Manfaat penggunaan sistem pengelolaan secara elektronik(TI) antara lain yaitu:
1.    Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip.
2.    Pengindeksan yang dinamis dan mudah di modifikasi berdasarkan   prosedur yang dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya.
3.    Pencarian secara full-text.
4.    Kecil kemungkinan file akan hilang.
5.    Menghemat tempat.
6.    Mengarsip secara digital.
7.     Berbagi dokumen dengan klien akan mudah dilakukan melaui LAN.
8.     Meningkatkan keamanan
9.     Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data kedalam media penyimpanan yang  aman
     Berdasarkan hal itu, diperlukan suatu sistem manajemen kearsipan yang terpadu dengan Sistem Informasi Kearsipan. Secara umum, Sistem Informasi Kearsipan adalah suatu sistem informasi yang mengelola data yang menyangkut pengumpulan, pengelolaan, pemusnahan, pencetakan laporan dan pencarian kembali arsip yang berbasis komputer sehingga mampu mengelola arsip dengan lebih efektif dan efesien dan pada akhirnya dapat memberi masukan informasi secara aktual dan akurat tentang perumusan kebijakan, strategi dan program pembangunan. Setelah kantor Persipda berubah menjadi Dinas Persip dengan struktur organisasi yang lebih besar dan sumber daya manusia yang bertambah, maka penerimaan dan penciptaan arsip atau dokumen bertambah sehingga dengan adanya sistem informasi kearsipan yang berbasis komputer atau TI menjadikan pengelolaan arsip menjadi lebih efektif dan efisien baik dari segi biaya maupun waktu. Untuk mengelola surat masuk dan keluar Dinas Persip telah memiliki sistem informasi kearsipan dinamis ( e- surat ) yang bisa di akses oleh seluruh pegawai bahkan lewat handphone. Sistem surat elektronik tersebut telah menciptakan efisiensi dalam segala hal dalam pengelolaan arsip secara keseluruhan.
            Tujuan pengelolaan arsip agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, aman, mudah ditemukan kembali sehingga menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam pencarian arsip dan menghemat tempat penyimpanan arsip serta menjaga kerahasian dan pelestarian arsip.
a.   Untuk Meningkatkan kemampuan kinerja Arsip agar tercapai peningkatan akuntabilitas kinerja yang melayani pelaksanaan kerja dan masyarakat di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Salatiga mengembangkan sistem teknologi informasi kearsipan dan memanfaatkannya sebagai sumber informasi dengan menghasilkan sistem informasi kearsipan yang akuntabel. Dan kedepan diperlukan perda kearsipan sehingga dapat menjadi alat untuk pertanggungjawaban secara hukum.
b.   Meningkatkan kualitas sumber daya manusia pengelola kearsipan agar memiliki keahlian di bidang manajemen kearsipan dinamis dan statis berbasis web secara profesional, antara lain;
-  Menyediakan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis yang berbasis web sehingga menunjang peningkatan efektifitas dan efisiensi kerja.
-  Memberikan kemudahan bagi pengelolaan, akses dan distribusi arsip sehingga dapat mempertinggi nilai informasi dan mengoptimalkan, memperlancar dan meningkatkan akuntabilitas kinerja instansi.
-  Melakukan pembinaan sumber daya supaya mampu mengoperasikan sistem manajemen kearsipan (SIKD) yang berbasis web tersebut.
Arsip yang mengalami peningkatan membutuhkan suatu sistem manajemen yang otomatis agar arsip dapat tersimpan dan mudah ditemukan kembali. Sistem informasi kearsipan merupakan suatu pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis, menggunakan identitas suatu arsip. Sistem infromasi kearsipan yang baik harus sesuai dengan kondisi organisasi, sederhana, mudah dimengerti dan mudah dioperasikan, mudah diadaptasikan bila ada perubahan sistem serta fleksibel dan elastis untuk menampung perkembangan, murah, aman, akurat.
Sistem informasi kearsipan berbasis web, diharapkan dapat membantu manajemen arsip serta semua unsur pokok yang terlibat dalam aktivitas lembaga kearsipan. Dengan sistem yang otomatis arsip elektronik dapat lebih efektif dan efisien dalam penyimpanan dan penemuan kembali. Kemudahan akses dan dengan didukung akurasi informasi akan mewujudkan wacana transparasi akuntabilitas kinerja instansi. Semua arsip yang merupakan hasil dari kegiatan setiap lembaga atau instansi, mulai dari perencanaan, pelaksanaan, evaluasi dan lain-lain dalam pemerintahan Kota Salatiga tercatat dan terakumulasi dalam bentuk arsip elektronik.
Arsip yang mengalami peningkatan di Dinas Persip Kota Salatiga membutuhkan suatu sistem manajemen yang otomatis agar arsip dapat tersimpan dan mudah ditemukan kembali. Sistem informasi kearsipan dinamis merupakan suatu pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis, menggunakan identitas suatu arsip. Media penyimpanan yang berupa map, kabinet, akan mengalami perubahan menjadi kabinet virtual dengan tumpukan arsip yang berupa soft file. Peran sistem informasi kearsipan berbasis web yaitu memberikan informasi yang berkenaan dengan sajian-sajian produk kinerja lembaga kearsipan untuk dapat diakses secara cepat oleh masyarakat umum. Akses kearsipan yang terbuka sebagai wahana strategis transparasi berbagai informasi yang dihasilkan suatu lembaga pemerintah secara valid, reliabel, dan  tepat  waktu kepada masyarakat.
Struktur organisasi yang semula kantor menjadi dinas menjadikan Dinas Persip berkembang dan bertumbuh, menjadi beberapa bidang sehingga diperlukan Sistem Informasi Kearsipan berbasis web yang merupakan sebuah instrumen yang berguna untuk mengintegrasikan semua arsip elektronik yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan Kota Salatiga, dalam upaya mengembangkan lembaga kearsipan lebih aksesibel oleh masyarakat dengan menyediakan informasi-informasi yang terakomodir. Semua arsip yang merupakan hasil dari kegiatan setiap lembaga atau instansi, mulai dari perencanaan, pelaksanaan, evaluasi dan lain-lain dalam pemerintahan Kota Salatiga tercatat dan terakumulasi dalam bentuk arsip elektronik. Tahun 2017 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan juga  menciptakan Perda tentang Kearsipan, sehingga arsip lebih di perhatikan. Karena arsip berguna sejak dari perencanaan, pelaksanaan kegiatan sampai dengan pertanggungjawaban. Dalam era Teknologi Informasi saat ini, implementasi pembangunan melalui pengembangan sistem kearsipan modern yang mengandung nilai-nilai kedisiplinan, keteraturan, dan efisiensi, tidaklah terlalu sulit. Kondisi ini mudah untuk diakses,  asalkan aktivitas tersebut dapat didesain dengan baik.    (Penulis : Dwi Joko Murwono, A.Md )

No comments:

Post a Comment