Organisasi Perangkat Daerah baru terbentuk
karena adanya Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999 yang telah diamandemen dengan Undang-Undang
Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah dan PP Nomor 18 Tahun 2016 telah
melahirkan paradigma baru dalam pelaksanaan otonomi daerah, yang meletakkan
otonomi penuh, luas, dan bertanggung jawab, efektif serta efisien pada daerah.
Efektif dan efisiensi kerja merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan
tanpa mengurangi tujuannya dan merupakan cara yang termudah mengerjakannya,
termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya, dan terpendek
jaraknya. Oleh karena itu salah satu hal yang harus diperhatikan dalam
menciptakan efektif dan efisiensi kerja yaitu menciptakan sistem pengelolaan
kearsipan yang baik dalam organisasi, mengingat pentingnya keberadaan arsip
tersebut sehingga arsip dapat terpelihara dan mudah ditemukan kembali bila
diperlukan. Sistem kearsipan harus disesuaikan dengan peranan dan fungsi pokok
serta komponen kerja yaitu manusia, peralatan, dan sistem kerja. Arsip
diciptakan dan diterima oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan
organisasi yang berintegrasi pada segi akurasi, efesiensi dan efektivitas.
Pengelolaan
dokumen atau arsip merupakan langkah awal dalam membangun sistem informasi untuk
mendukung manajemen lembaga baik swasta maupun pemerintah untuk meningkatkan
efesiensi kerja. Di lingkungan pemerintahan, arsip merupakan dokumen
penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan yang memiliki arti sangat penting
dalam pertanggungjawaban tentang perencanaan dan pelaksanaan pemerintahan serta
pembangunan selanjutnya. Arsip mempunyai peranan yang vital karena arsip
sebagai pusat ingatan, sumber informasi dalam rangka melaksanakan kegiatan
administrasi yang menyangkut perencanaan, penganalisaan, pengambilan keputusan,
pengendalian dan pertanggungjawaban dalam menunjang kemajuan di bidang
administrasi dan manajemen perkantoran. Dalam Undang-undang no.43 tahun 2009
tentang kearsipan pasal 1 disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Kompleksitas permasalahan yang dihadapi oleh sebuah
lembaga atau OPD menuntut pemberdayaan seluruh sumber daya yang dimiliki
organisasi demi terselesaikannya permasalahan dengan cepat dan tepat. Tidak
terkecuali pengelolaan arsip yang merekam segala informasi mengenai aktivitas
organisasi. Secara umum, arsip merupakan
sumber informasi yang otentik, untuk membantu mengingatkan peristiwa yang
pernah terjadi.
Dengan dilaksanakannya pengelolaan
kearsipan yang baik berarti dapat mengatur, menyusun, serta mengumpulkan arsip
yang terprogram dan dapat memusnahkannya dengan cara yang paling tepat.
Penataan dan penyimpanan arsip merupakan salah satu aspek yang harus diterapkan
dalam pencapaian tujuan kantor guna menunjang peningkatan efektifitas dan
efisiensi kerja suatu dinas. Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat
ini menyebabkan perubahan di segala aspek kehidupan. Saat ini banyak instansi
yang menggunakan media elektronik atau teknologi informasi dalam pengelolaan
dokumen yang dimilikinya. Penggunaan media elektronik( IT) diharapkan dapat
membantu pihak pengelola arsip untuk dapat mengelola arsipnya secara efektif
dan efisien. Dengan menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip akan
diperoleh manfaat kecepatan, kemudahan dan hemat. Sesuai dengan perintah UU dan
PP pembentukan OPD yang intinya meningkatkan kualitas pelayan publik. Dan pada
masa sekarang banyak organisasi/instansi yang menggunakan media elektronik
dalam pengelolaan arsip, mulai dari yang sederhana sampai yang canggih.
Banyak Manfaat penggunaan sistem pengelolaan
secara elektronik(TI) antara lain yaitu:
1. Cepat ditemukan dan
memungkinkan pemanfaatan arsip.
2. Pengindeksan yang dinamis
dan mudah di modifikasi berdasarkan prosedur yang dikembangkan akan menghemat
tenaga, waktu, dan biaya.
3. Pencarian secara full-text.
4. Kecil kemungkinan file akan
hilang.
5. Menghemat tempat.
6. Mengarsip secara digital.
7. Berbagi dokumen dengan
klien akan mudah dilakukan melaui LAN.
8. Meningkatkan keamanan
9. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan
memback-up data kedalam media penyimpanan yang aman
Berdasarkan hal itu,
diperlukan suatu sistem manajemen kearsipan yang terpadu dengan Sistem
Informasi Kearsipan. Secara umum, Sistem Informasi Kearsipan adalah suatu
sistem informasi yang mengelola data yang menyangkut pengumpulan, pengelolaan,
pemusnahan, pencetakan laporan dan pencarian kembali arsip yang berbasis
komputer sehingga mampu mengelola arsip dengan lebih efektif dan efesien dan
pada akhirnya dapat memberi masukan informasi secara aktual dan akurat tentang
perumusan kebijakan, strategi dan program pembangunan. Setelah kantor Persipda
berubah menjadi Dinas Persip dengan struktur organisasi yang lebih besar dan
sumber daya manusia yang bertambah, maka penerimaan dan penciptaan arsip atau
dokumen bertambah sehingga dengan adanya sistem informasi kearsipan yang
berbasis komputer atau TI menjadikan pengelolaan arsip menjadi lebih efektif
dan efisien baik dari segi biaya maupun waktu. Untuk mengelola surat masuk dan
keluar Dinas Persip telah memiliki sistem informasi kearsipan dinamis ( e-
surat ) yang bisa di akses oleh seluruh pegawai bahkan lewat handphone. Sistem
surat elektronik tersebut telah menciptakan efisiensi dalam segala hal dalam
pengelolaan arsip secara keseluruhan.
Tujuan pengelolaan arsip agar arsip terpelihara dengan
baik, teratur, aman, mudah ditemukan kembali sehingga menghindari pemborosan
waktu dan tenaga dalam pencarian arsip dan menghemat tempat penyimpanan arsip
serta menjaga kerahasian dan pelestarian arsip.
a. Untuk Meningkatkan kemampuan kinerja Arsip agar
tercapai peningkatan akuntabilitas kinerja yang melayani pelaksanaan kerja dan
masyarakat di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Salatiga mengembangkan
sistem teknologi informasi kearsipan dan memanfaatkannya sebagai sumber
informasi dengan menghasilkan sistem informasi kearsipan yang akuntabel. Dan
kedepan diperlukan perda kearsipan sehingga dapat menjadi alat untuk
pertanggungjawaban secara hukum.
b. Meningkatkan
kualitas sumber daya manusia pengelola kearsipan agar memiliki keahlian di
bidang manajemen kearsipan dinamis dan statis berbasis web secara profesional,
antara lain;
- Menyediakan
Sistem Informasi Kearsipan Dinamis yang berbasis web sehingga menunjang
peningkatan efektifitas dan efisiensi kerja.
- Memberikan
kemudahan bagi pengelolaan, akses dan distribusi arsip sehingga dapat
mempertinggi nilai informasi dan mengoptimalkan, memperlancar dan meningkatkan
akuntabilitas kinerja instansi.
- Melakukan
pembinaan sumber daya supaya mampu mengoperasikan sistem manajemen kearsipan (SIKD)
yang berbasis web tersebut.
Arsip yang mengalami peningkatan membutuhkan
suatu sistem manajemen yang otomatis agar arsip dapat tersimpan dan mudah
ditemukan kembali. Sistem informasi kearsipan merupakan
suatu pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis,
menggunakan identitas suatu arsip. Sistem infromasi kearsipan yang baik harus
sesuai dengan kondisi organisasi, sederhana, mudah dimengerti dan mudah
dioperasikan, mudah diadaptasikan bila ada perubahan sistem serta fleksibel dan
elastis untuk menampung perkembangan, murah, aman, akurat.
Sistem
informasi kearsipan berbasis web, diharapkan dapat membantu manajemen arsip
serta semua unsur pokok yang terlibat dalam aktivitas lembaga kearsipan. Dengan
sistem yang otomatis arsip elektronik dapat lebih efektif dan efisien dalam
penyimpanan dan penemuan kembali. Kemudahan akses dan dengan didukung akurasi
informasi akan mewujudkan wacana transparasi akuntabilitas kinerja instansi. Semua
arsip yang merupakan hasil dari kegiatan setiap lembaga atau instansi, mulai
dari perencanaan, pelaksanaan, evaluasi dan lain-lain dalam pemerintahan Kota
Salatiga tercatat dan terakumulasi dalam bentuk arsip elektronik.
Arsip yang mengalami peningkatan di Dinas Persip Kota
Salatiga membutuhkan suatu sistem manajemen yang otomatis agar arsip dapat
tersimpan dan mudah ditemukan kembali. Sistem informasi kearsipan dinamis
merupakan suatu pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis,
menggunakan identitas suatu arsip. Media penyimpanan yang berupa map, kabinet, akan mengalami perubahan
menjadi kabinet virtual dengan tumpukan arsip yang berupa soft file.
Peran sistem informasi kearsipan berbasis web yaitu memberikan informasi yang
berkenaan dengan sajian-sajian produk kinerja lembaga kearsipan untuk dapat
diakses secara cepat oleh masyarakat umum. Akses kearsipan yang terbuka sebagai
wahana strategis transparasi berbagai informasi yang dihasilkan suatu lembaga
pemerintah secara valid, reliabel, dan
tepat waktu kepada masyarakat.
Struktur
organisasi yang semula kantor menjadi dinas menjadikan Dinas Persip berkembang
dan bertumbuh, menjadi beberapa bidang sehingga diperlukan Sistem Informasi
Kearsipan berbasis web yang merupakan sebuah instrumen yang berguna untuk
mengintegrasikan semua arsip elektronik yang berkaitan dengan penyelenggaraan
pemerintahan Kota Salatiga, dalam upaya mengembangkan lembaga kearsipan lebih
aksesibel oleh masyarakat dengan menyediakan informasi-informasi yang
terakomodir. Semua arsip yang merupakan hasil dari kegiatan setiap lembaga atau
instansi, mulai dari perencanaan, pelaksanaan, evaluasi dan lain-lain dalam
pemerintahan Kota Salatiga tercatat dan terakumulasi dalam bentuk arsip
elektronik. Tahun 2017 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan juga menciptakan Perda tentang Kearsipan, sehingga
arsip lebih di perhatikan. Karena arsip berguna sejak dari perencanaan,
pelaksanaan kegiatan sampai dengan pertanggungjawaban. Dalam era Teknologi
Informasi saat ini, implementasi pembangunan melalui pengembangan sistem
kearsipan modern yang mengandung nilai-nilai kedisiplinan, keteraturan,
dan efisiensi, tidaklah terlalu sulit. Kondisi ini mudah untuk
diakses, asalkan aktivitas tersebut
dapat didesain dengan baik. (Penulis
:
Dwi Joko Murwono, A.Md )
Tidak ada komentar:
Posting Komentar